Διεύθυνση Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε

Η Διεύθυνση Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων έχει ως αποστολή τη διοικητική και οικονομική διαχείριση των ερευνητικών έργων/προγραμμάτων που εκτελούνται μέσω του Ε.Λ.Κ.Ε., καθώς επίσης και η οικονομική διαχείριση των ίδιων πόρων του Ε.Λ.Κ.Ε..

Οι αρμοδιότητες της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων είναι οι ακόλουθες:

α) η υποστήριξη των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και των Επιστημονικών Υπευθύνων των έργων/προγραμμάτων για την εκπλήρωση της αποστολής του Ε.Λ.Κ.Ε.,

β) η υποβολή εισηγήσεων προς τα όργανα διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. για τα θέματα αρμοδιότητάς της, καθώς και των επιμέρους οργανικών της μονάδων,

γ) η τήρηση των διατυπώσεων δημοσιότητας των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών και του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, των λοιπών εγγράφων, πράξεων και συμβάσεων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του Ε.Λ.Κ.Ε., η εκτέλεση των αποφάσεων των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και η παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης,

δ) η κατάρτιση και παρακολούθηση του προϋπολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε. και των αναμορφώσεών του, η παρακολούθηση των προϋπολογισμών των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. και η διασφάλιση της ορθής εκτέλεσής τους μέσω της εφαρμογής κατάλληλων ελέγχων και δικλίδων ασφαλείας για την παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών,

ε) η διενέργεια των δημοσιονομικών δεσμεύσεων και η τήρηση του Μητρώου Δεσμεύσεων,

στ) η είσπραξη των πάσης φύσεως χρηματοδοτήσεων των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. και των ίδιων πόρων του Ε.Λ.Κ.Ε., σύμφωνα με το άρθρο 230 του Ν. 4957/2022, καθώς και η έκδοση τίτλων βεβαίωσης για την είσπραξη απαιτήσεων του Ε.Λ.Κ.Ε., σύμφωνα με τον Κώδικα Είσπραξης Δημοσίων Εσόδων (Κ.Ε.Δ.Ε. ν.δ. 356/1974, Α’ 90),

ζ) ο προσδιορισμός του ύψους των ετήσιων εσόδων του Ε.Λ.Κ.Ε. από ίδιους πόρους και η γνωστοποίηση του ύψους αυτού στην Επιτροπή Ερευνών έως τα τέλη Φεβρουαρίου του επόμενου οικονομικού έτους,

η) η παρακολούθηση των ταμειακών διαχειριστικών διευκολύνσεων σε έργα/προγράμματα του Ε.Λ.Κ.Ε.,

θ) η παρακολούθηση του οικονομικού αντικειμένου των συμβάσεων που συνάπτει ο Ε.Λ.Κ.Ε. με άλλους φορείς,

ι) η διενέργεια των διαδικασιών για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων για την προμήθεια ειδών, την παροχή υπηρεσιών, την εκτέλεση έργων και μελετών σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε., η παρακολούθηση της εκτέλεσης των δημοσίων συμβάσεων και η τήρηση μητρώου προμηθευτών,

ια) η υποστήριξη των διαδικασιών για την επιλογή προσωπικού που απασχολείται σε έργα/προγράμματα του Ε.Λ.Κ.Ε. και η τήρηση μητρώου φυσικών προσώπων που αμείβονται, με οποιαδήποτε συμβατική σχέση, σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε.,

ιβ) ο έλεγχος νομιμότητας και κανονικότητας των δαπανών βάσει των νόμιμων δικαιολογητικών τους σύμφωνα με το άρθρο 254 του Ν. 4957/2022, η εκκαθάριση και η έκδοση ενταλμάτων πληρωμής,

ιγ) ο έλεγχος και η εκκαθάριση αποδοχών, δαπανών μετακίνησης και κάθε είδους αποζημιώσεων για το κάθε είδους προσωπικό που απασχολείται σε έργα/προγράμματα του Ε.Λ.Κ.Ε.,

ιδ) η παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης των έργων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε.,

ιε) η τήρηση των λογιστικών βιβλίων και η σύνταξη των προβλεπόμενων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, του απολογισμού και των δημοσιονομικών αναφορών,

ιστ) ο έλεγχος και η εξόφληση των πάσης φύσεως δαπανών, μέσω τραπεζικών επιταγών ή ηλεκτρονικών εντολών μεταφοράς και πίστωσης των λογαριασμών των δικαιούχων, η απόδοση των υπέρ τρίτων κρατήσεων, η διενέργεια συμψηφισμών και η απόδοση στο Δημόσιο και στα οικεία ασφαλιστικά ταμεία των οφειλών των δικαιούχων που αναγράφονται στις σχετικές βεβαιώσεις φορολογικών και ασφαλιστικών οφειλών, η ενημέρωση των δικαιούχων και των φορέων για την έκδοση χρηματικών ενταλμάτων στο όνομά τους και την εξόφλησή τους, καθώς και η τήρηση Μητρώων Κατασχέσεων και Εκχωρήσεων,

ιζ) η χορήγηση φορολογικών βεβαιώσεων, βεβαιώσεων αποδοχών καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου εγγράφου, σύμφωνα με το αρχείο που τηρείται στη Μ.Ο.Δ.Υ.,

ιη) η παρακολούθηση της εξέλιξης των οικονομικών μεγεθών του Ε.Λ.Κ.Ε. και η τήρηση των οδηγιών του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους σχετικά με την κατάρτιση και εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε.,

ιθ) η σύνταξη έκθεσης επί διαφωνιών με την Επιτροπή Ερευνών, η υποβολή της στη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων και η κοινοποίησή της στο Συμβούλιο Διοίκησης και τον Πρύτανη του Α.Ε.Ι.,

κ) η τήρηση αρχείου των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. σε ψηφιακή μορφή,

κα) κάθε άλλη απαραίτητη ενέργεια για τη διοικητική και οικονομική διαχείριση των έργων/προγραμμάτων που υλοποιεί ο Ε.Λ.Κ.Ε.

Προσωπικό της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε.

Η Διεύθυνση Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων και οι επιμέρους οργανικές μονάδες της στελεχώνονται από προσωπικό που υπηρετεί στο Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων.

Όταν το προσωπικό του του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων δεν επαρκεί για τη στελέχωση της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης, ο Ε.Λ.Κ.Ε. δύναται να προσλαμβάνει, με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, κατόπιν δημόσιας πρόσκλησης σύμφωνα με το άρθρο 244 του Ν. 4957/2022, προσωπικό με σύμβαση εργασίας Ιδιωτικού Δικαίου Ορισμένου Χρόνου ή έργου.

Αν για τις ανάγκες της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης απαιτείται η πρόσληψη επιστημονικού προσωπικού, εφαρμόζεται η διαδικασία της περ. β) της παρ. 4 του άρθρου 243 του Ν. 4957/2022.

Τα καθήκοντα του προσωπικού της Μ.Ο.Δ.Υ. που ασκεί αρμοδιότητες οικονομικού περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένου του Προϊσταμένου της, είναι ασυμβίβαστα με τα καθήκοντα του διατάκτη και των μελών συλλογικών οργάνων για την αξιολόγηση, τον έλεγχο της καταλληλότητας των προσφερόντων και των προσφορών τους, τη διενέργεια διαγωνισμών, την αξιολόγηση ενστάσεων και την παραλαβή προμηθειών, υπηρεσιών και έργων.

Τα καθήκοντα δέσμευσης πιστώσεων στον προϋπολογισμό, ελέγχου των δικαιολογητικών, εκκαθάρισης και έκδοσης ενταλμάτων πληρωμής δαπανών είναι ασυμβίβαστα με αυτά της εξόφλησής τους.

Ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης έχει τις αρμοδιότητες, τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις των άρθρων 25, 26 και 69Γ του ν. 4270/2014 (Α’ 143), όπως εξειδικεύονται στον Ν. 4957/2022, καθώς και τις αρμοδιότητες που προβλέπονται στον Οργανισμό και όσες μεταβιβάζονται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 233 του Ν. 4957/2022.

Οργάνωση

Η Διεύθυνση Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ διαρθρώνεται σε δύο Υποδιευθύνσεις: α) την Υποδιεύθυνση Διοικητικής Υποστήριξης και β) την Υποδιεύθυνση Οικονομικής Υποστήριξης. Οι αρμοδιότητες της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ κατανέμονται μεταξύ της Υποδιεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης και της Υποδιεύθυνσης Οικονομικής Υποστήριξης και των Τμημάτων τους ως εξής:

α) Υποδιεύθυνση Διοικητικής Υποστήριξης.

Η Υποδιεύθυνση Διοικητικής Υποστήριξης μεριμνά για τα θέματα διοικητικής φύσεως του ΕΛΚΕ, τον προγραμματισμό, ανάπτυξη και παρακολούθηση έργων, καθώς επίσης και την υποστήριξη των πληροφοριακών συστημάτων και του συστήματος διαχείρισης ποιότητας του ΕΛΚΕ. Στις αρμοδιότητές της περιλαμβάνεται η υποβολή προτάσεων χρηματοδότησης, η ένταξη και η τροποποίηση των επιμέρους έργων, καθώς επίσης και η κατάρτιση και αναμόρφωση των επιμέρους προϋπολογισμών των έργων, η σύναψη συμβάσεων απασχόλησης προσωπικού. Επίσης, είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας του ΕΛΚΕ μέσω υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και το σύστημα διαχείρισης ποιότητας. Οι αρμοδιότητες της υποδιεύθυνσης κατανέμονται μεταξύ των τμημάτων της ως εξής:

1) Τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών διοικητικής υποστήριξης που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Το τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

• Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης ΕΛΚΕ
• Γραφείο Νομικής Υποστήριξης
• Γραφείο Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων
• Γραφείο Διαχείρισης Εντάξεων και Προϋπολογισμού Έργων
• Γραφείο Τήρησης Αρχείου

Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης ΕΛΚΕ:

• Γραμματεία και γραμματειακή υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ, καθώς επίσης και του Προέδρου, της Επιτροπής Ηθικής και Δεοντολογίας της Έρευνας και της Διεύθυνσης ΕΛΚΕ.
• Συγκέντρωση θεμάτων, έλεγχος και σύνταξη της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών.
• Τήρηση και σύνταξη πρακτικών συνεδριάσεων Επιτροπής Ερευνών.
• Σύνταξη αλληλογραφίας διανομής των αποφάσεων.
• Σύνταξη διοικητικών εγγράφων και υποστήριξη διενέργειας διοικητικών πράξεων.
• Επικοινωνία και ενημέρωση Επιστημονικώς Υπευθύνων έργων και Φορέων Χρηματοδότησης.
• Παραλαβή γενικής αλληλογραφίας (πρωτόκολλο πέραν των τυποποιημένων εντύπων διαχείρισης έργων).
• Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας της Επιτροπής Ηθικής και Δεοντολογίας της Έρευνας του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας με το κεντρικό πρωτόκολλο του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Υποστήριξη της διοργάνωσης εκδηλώσεων, της προβολής και της διαχείρισης των Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης
• Παρακολούθηση του κεντρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ΕΛΚΕ και προώθηση της αλληλογραφίας στα αντίστοιχα τμήματα για διεκπεραίωση.

Γραφείο Νομικής Υποστήριξης

• Παροχή νομικών συμβουλών, γνωμοδοτήσεων και εισηγήσεων προς την Επιτροπή Ερευνών για τις ανάγκες της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ και των υλοποιούμενων έργων.
• Νομικός έλεγχος συμβάσεων χρηματοδότησης έργων του ΕΛΚΕ (Ευρωπαϊκά, Διεθνή, Εθνικά κλπ).
• Νομική Υποστήριξη των Επιστημονικά Υπευθύνων των έργων.
• Νομικός έλεγχος συμβάσεων και διακηρύξεων του Τμήματος Προμηθειών Αγαθών, Υπηρεσιών και Μισθώσεων.
• Εκπόνηση σχεδίων συμβάσεων απασχολούμενων στο πλαίσιο των διαφόρων κατηγοριών έργων του ΕΛΚΕ (Ευρωπαϊκά, Διεθνή, Εθνικά κλπ).
• Υποστήριξη της εκπόνησης σχεδίων κανονισμών, οδηγιών και διαδικασιών.
• Τήρηση αρχείου εθνικής και ευρωπαϊκής νομοθεσίας και νομολογίας.
• Συλλογή Γνωμοδοτήσεων ΝΣΚ, Πράξεων Ελεγκτικού Συνεδρίου και Αποφάσεων ΕΑΑΔΗΣΥ.
• Συνδρομή προς τη Νομική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

Γραφείο Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων:

• Παρακολούθηση και τήρηση αρχείων μισθοδοσίας, αδειών, παρουσιών, εκπαίδευσης και μητρώου του προσωπικού της Διεύθυνσης.
• Υποστήριξη διαδικασίας επιλογής και σύναψης συμβάσεων επιστημονικού, διοικητικού, τεχνικού και λοιπού προσωπικού που απασχολείται στο πλαίσιο των υλοποιούμενων έργων του ΕΛΚΕ.
• Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.
• Παραλαβή, έλεγχος και καταχώρηση ονομαστικών καταστάσεων προσωπικού έργων.
• Διαχείριση βεβαιώσεων απασχόλησης του πάσης φύσεως προσωπικού.
• Εφαρμογή του θεσμικού πλαισίου που διέπει τη σύναψη συμβάσεων απασχόλησης προσωπικού στο πλαίσιο των υλοποιούμενων έργων του ΕΛΚΕ.
• Τήρηση Μητρώου των φυσικών προσώπων που αμείβονται, με οποιαδήποτε συμβατική σχέση, σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού των έργων του ΕΛΚΕ.

Γραφείο Διαχείρισης Εντάξεων και Προϋπολογισμών Έργων:

• Παραλαβή, έλεγχος και ταυτοποίηση συμβάσεων χρηματοδότησης και αποδοχής διαχείρισης έργων.
• Παραλαβή και έλεγχος του προϋπολογισμού της αρχικής ένταξης και των αναμορφώσεων των έργων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας αρχικής έγκρισης και αναμόρφωσης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού έργου με αιτιολογημένο αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου και απόφαση της Επιτροπής Ερευνών κατόπιν σύμφωνης γνώμης του ΠΟΥ και έγγραφης συμφωνίας του φορέα χρηματοδότησης, όπου απαιτείται.
• Εφαρμογή του θεσμικού πλαισίου που διέπει τη διαχείριση της ένταξης και του προϋπολογισμού των υλοποιούμενων έργων του ΕΛΚΕ.
• Επικοινωνία με τους Φορείς Χρηματοδότησης και συμβουλευτική προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους για διοικητικά θέματα ένταξης και προϋπολογισμού έργων.

Γραφείο Τήρησης Αρχείου:

• Τήρηση του έντυπου αρχείου δεδομένων διοικητικού και οικονομικού χαρακτήρα των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ.
• Παραλαβή και αρχειοθέτηση διοικητικών και οικονομικών στοιχείων στο φυσικό αρχείο των υλοποιούμενων έργων.
• Διακίνηση του αρχείου σύμφωνα με το πλαίσιο προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τους εσωτερικούς κανόνες.
• Αναπαραγωγή διοικητικών και οικονομικών στοιχείων έργων από το φυσικό αρχείο έργων.
• Μέριμνα για τη διαχείριση των χώρων φυσικής αποθήκευσης των διοικητικών και οικονομικών στοιχείων των υλοποιούμενων έργων του ΕΛΚΕ.

2) Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης, Παρακολούθησης Έργων και Υποστήριξης της Έρευνας

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του Ε.Λ.Κ.Ε. και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη των διαδικασιών προγραμματισμού, ανάπτυξης, παρακολούθησης έργων, υποστήριξης της έρευνας και αξιοποίησης των ερευνητικών αποτελεσμάτων.

Το τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

• Γραφείο Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Υποστήριξης της Έρευνας
• Γραφείο Αξιοποίησης Ερευνητικών Αποτελεσμάτων
• Γραφείο Παρακολούθησης Έργων
• Γραφείο Υποστήριξης Ελέγχων Έργων

Γραφείο Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Υποστήριξης της Έρευνας:

• Υποστήριξη της υποβολής προτάσεων σε διάφορες κατηγορίες έργων έρευνας, εκπαίδευσης και ανάπτυξης, καθώς επίσης και έργων παροχής αντίστοιχων υπηρεσιών (Ευρωπαϊκά, Εθνικά, Διεθνή, Διασυνοριακά, Erasmus, έργα παροχής υπηρεσιών, κλπ).
• Μέριμνα για την αναζήτηση πηγών χρηματοδότησης της έρευνας και της ανάπτυξης του Ιδρύματος σε εθνικό, ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο.
• Επικοινωνία με διαχειριστικές αρχές, φορείς χρηματοδότησης, ευρωπαϊκά- εθνικά σημεία επαφής και παρακολούθηση δράσεων ενημέρωσης και κατάρτισης δικαιούχων.
• Υποστήριξη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας στην υποβολή ερευνητικών προτάσεων και ενημέρωση για ευκαιρίες συνεργασίας και συμμετοχής σε εταιρικά σχήματα.
• Έκδοση ενημερωτικών δελτίων με τις ανοικτές προσκλήσεις χρηματοδότησης της Έρευνας και Καινοτομίας σε Ευρωπαϊκό, Διεθνές και Εθνικό επίπεδο και κινητοποίηση των ερευνητών, των ερευνητικών ομάδων και των δομών του ιδρύματος για την υποβολή ερευνητικών και αναπτυξιακών προτάσεων.
• Συμβολή στον σχεδιασμό, την ωρίμανση, τη σύνταξη, την υποβολή και την υποστήριξη της ένταξης προτάσεων ιδρυματικών έργων.
• Αποδελτίωση και ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για τις τρέχουσες ή τις επικείμενες προκηρύξεις και προσκλήσεις υποβολής προτάσεων για χρηματοδότηση έργων έρευνας και ανάπτυξης.
• Υποβολή προτάσεων χρηματοδότησης έργων, τεχνική βοήθεια και υποστήριξη στα μέλη ΔΕΠ και τους ερευνητές του ιδρύματος κατά τη διαδικασία σύνταξης, υποβολής και τροποποίησης προτάσεων ερευνητικών και αναπτυξιακών έργων.
• Διαχείριση ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων υποβολής προτάσεων έργων διαφόρων εθνικών και ευρωπαϊκών φορέων (Participants Portal της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ΟΠΣ, Πληροφοριακό Σύστημα Κρατικών Ενισχύσεων, κλπ).
• Συντονισμός της διαδικασίας αναμόρφωσης των προτάσεων κατά τη διαδικασία ένταξης σε συνεργασία με τους φορείς χρηματοδότησης.
• Υποστήριξη της διαδικασίας έκδοσης των αναγκαίων διοικητικών πράξεων και αποφάσεων κατά τη διαδικασία ένταξης έργων.
• Σύνταξη και υποβολή αναφορών προς τη διοίκηση του ιδρύματος και τους Φορείς Χρηματοδότησης σχετικά με τα έργα του Ιδρύματος.
• Καταγραφή, εκτίμηση πληρότητας και έλεγχος επιλεξιμότητας των υποβαλλομένων προτάσεων, καθώς επίσης και παρακολούθηση της εξέλιξής τους.
• Εκπόνηση απολογισμών υποβολής προτάσεων.
• Δημιουργία μηχανισμού συλλογής, επεξεργασίας και παρουσίασης δεδομένων της ερευνητικής δραστηριότητας του Ιδρύματος, καθώς επίσης και καταγραφή των έργων/ προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

Γραφείο Αξιοποίησης Ερευνητικών Αποτελεσμάτων:

• Καταγραφή των εργαστηρίων και των ερευνητικών μονάδων του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, καθώς επίσης και των τεχνολογικών και ερευνητικών δυνατοτήτων τους, καθώς επίσης και υποστήριξη της συμμετοχής τους σε ερευνητικά και αναπτυξιακά προγράμματα.
• Καταγραφή των υποδομών και του διαθέσιμου εξοπλισμού των Πανεπιστημιακών Εργαστηρίων, καθώς επίσης και των ερευνητικών τους αντικειμένων.
• Υποστήριξη του σχεδιασμού και της υλοποίησης δράσεων συνεργασίας δημόσιων και ιδιωτικών φορέων, καθώς επίσης και επιχειρήσεων, με τις ερευνητικές μονάδες και τα εργαστήρια του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Υποστήριξη ερευνητών σε θέματα διανοητικής ιδιοκτησίας, μεταφοράς και αξιοποίησης τεχνογνωσίας-τεχνολογίας, καθώς και σε θέματα δημιουργίας και ανάπτυξης νέων επιχειρήσεων-τεχνοβλαστών.
• Επιμέλεια εκδόσεων και υποστήριξη της υλοποίησης δράσεων προώθησης των ερευνητικών αποτελεσμάτων, καθώς και αξιοποίησης του ερευνητικού δυναμικού του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Υποστήριξη των ερευνητών και των ακαδημαϊκών μονάδων του ιδρύματος για διαθέσιμες χρηματοδοτήσεις, και ενημέρωσή τους για πιθανές συνεργασίες με άλλους φορείς, βάσει των ενδιαφερόντων και των δραστηριοτήτων τους.
• Υποστήριξη των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας για την κατοχύρωση δικαιωμάτων έρευνας και συμφωνιών συνεργασίας σε θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, εμπορικών σημάτων, σχεδίων, πατεντών, συμφωνιών εμπιστευτικότητας για προκαταρκτική συζήτηση εκμετάλλευσης έρευνας από τρίτο, συμφωνιών μεταφοράς τεχνογνωσίας - τεχνολογίας σε τρίτο, συμφωνιών άδειας χρήσης, συμφωνητικών συνεργασίας.
• Υποστήριξη της οργάνωσης ενημερωτικών δράσεων, εκδηλώσεων και δράσεων προβολής και ενημέρωσης της ακαδημαϊκής-ερευνητικής κοινότητας και των παραγωγικών φορέων-επιχειρήσεων.
• Υποστήριξη της αξιοποίησης των ερευνητικών αποτελεσμάτων μέσω χρηματοδότησης από αναπτυξιακά προγράμματα, βιομηχανικούς φορείς, επιχειρηματικά κεφάλαια, φορείς υποδοχής και φιλοξενίας θερμοκοιτίδων, καθώς επίσης και υποστήριξη της ανεύρεσης συνεργατών μέσω συμμετοχής σε στοχευμένα επενδυτικά σχήματα.

Γραφείο Παρακολούθησης Έργων:

• Υποστήριξη και παρακολούθηση των διαφόρων κατηγοριών έργων έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης, καθώς και παροχής σχετικών συναφών υπηρεσιών (Ευρωπαϊκά, Εθνικά, Διεθνή, Διασυνοριακά, Erasmus, έργα παροχής υπηρεσιών, κλπ).
• Υποστήριξη των διαδικασιών ένταξης των έργων στη διαχείριση του ΕΛΚΕ, καθώς και των διαδικασιών τροποποίησης των έργων.
• Παρακολούθηση της υλοποίησης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων.
• Σύνταξη οδηγιών διαχείρισης για τις διάφορες κατηγορίες προγραμμάτων και συντονισμός της επικοινωνίας με Φορείς Χρηματοδότησης, Επιστημονικώς Υπευθύνους και συνεργάτες των έργων.
• Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, σύνταξη οδηγιών και υποστήριξη της διαδικασίας τροποποίησης, υλοποίησης και ολοκλήρωσης των έργων.
• Συμβουλευτική υποστήριξη των επιστημονικώς υπευθύνων στις διαδικασίες και το υφιστάμενο πλαίσιο που αφορούν την απασχόληση προσωπικού, τη διενέργεια δαπανών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών, καθώς και τις μετακινήσεις στο πλαίσιο της υλοποίησης των έργων.
• Επικοινωνία με τους φορείς χρηματοδότησης και αποστολή στοιχείων για θέματα σχετικά με τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων (περιοδικοί απολογισμοί φυσικού και οικονομικού αντικειμένου, αιτήματα χρηματοδοτήσεων, αιτήματα τροποποίησης, ομάδες έργου, χρονοδιαγράμματα, κλπ).
• Υποστήριξη της σύνταξης εκθέσεων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων.
• Εφαρμογή και έλεγχος εφαρμογής των κανόνων δημοσιότητας, διοργάνωση δράσεων δημοσιότητας, καθώς και υποστήριξη της υλοποίησης δράσεων δημοσιότητας των επιμέρους έργων.
• Υποβολή στοιχείων παρακολούθησης και διαχείρισης έργων μέσω ειδικών εφαρμογών και ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων των διαφόρων Φορέων Χρηματοδότησης για την παρακολούθηση των έργων.
• Διαχείριση ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων υποβολής προτάσεων και παρακολούθησης έργων διαφόρων εθνικών και ευρωπαϊκών φορέων (Participants Portal της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ΟΠΣ, Πληροφοριακό Σύστημα Κρατικών Ενισχύσεων, κλπ).

Γραφείο Υποστήριξης Ελέγχων Έργων:

• Εκπόνηση μεθοδολογιών ελέγχου του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των υλοποιούμενων έργων του ΕΛΚΕ.
• Σχεδιασμός και εισηγήσεις προληπτικών ενεργειών διαχείρισης έργων, σύμφωνα με το υφιστάμενο πλαίσιο ελέγχων των έργων.
• Προετοιμασία, συντονισμός, υποστήριξη και διεκπεραίωση ελέγχων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων από φορείς χρηματοδότησης και άλλους φορείς σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο.
• Επικοινωνία με διαχειριστικές αρχές, φορείς χρηματοδότησης και φορείς ελέγχου σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο και ενημέρωση της ακαδημαϊκής κοινότητας για θέματα ελέγχων.
• Υποστήριξη των διαδικασιών ελέγχου των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Υποστήριξη των Επιστημονικώς Υπευθύνων των έργων κατά τη διαδικασία ελέγχου του φυσικού ή/και του οικονομικού αντικειμένου των έργων.
• Υποστήριξη του ελέγχου της απασχόλησης προσωπικού, της διενέργειας δαπανών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών, καθώς και της διενέργειας μετακινήσεων στο πλαίσιο των έργων.
• Παρακολούθηση των αποτελεσμάτων των ελέγχων και σχεδιασμός διορθωτικών ενεργειών.
• Τήρηση αρχείου ελέγχων έργων.

3) Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος και Διασφάλισης Ποιότητας

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του Ε.Λ.Κ.Ε. και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη της διαχείρισης του πληροφοριακού συστήματος και του Συστήματος Διασφάλισης Ποιότητας του ΕΛΚΕ.

Το τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

• Γραφείο Σχεδιασμού και Διαχείρισης Ποιότητας
• Γραφείο Διαχείρισης Ασφάλειας και Τεχνικής Υποστήριξης
• Γραφείο Ανάπτυξης και Υποστήριξης Εφαρμογών και Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών

Γραφείο Σχεδιασμού και Διαχείρισης Ποιότητας:

• Σχεδιασμός, ανάπτυξη, εγκατάσταση, εφαρμογή και συνεχής βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Ανάλυση, ανασχεδιασμός και τεκμηρίωση του πληροφοριακού συστήματος ως εργαλείου εφαρμογής της πολιτικής ποιότητας, καθώς και της προσαρμογής του στους κανόνες του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου και τις διαδικασίες ποιότητας που διέπουν τον ΕΛΚΕ.
• Επανασχεδιασμός των υφιστάμενων και σχεδιασμός νέων διεργασιών, διαδικασιών, εντύπων και οδηγιών εργασίας για τη διαχείριση έργων.
• Υποστήριξη της εφαρμογής διαδικασιών ποιότητας μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος και της διενέργειας τακτικών και έκτακτων επιθεωρήσεων πιστοποίησης ποιότητας κατά τα διεθνή και εθνικά πρότυπα.
• Οργάνωση καταγραφών και διαχείριση προτάσεων βελτίωσης των διεργασιών, διαδικασιών, εντύπων και οδηγιών εργασίας.
• Επεξεργασία των πρωτογενών δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος, εκπόνηση μελετών και συνδρομή στην ανάπτυξη της στρατηγικής του ΕΛΚΕ για την αποτελεσματική υποστήριξη της ερευνητικής δραστηριότητας.
• Τεκμηρίωση και στατιστική ανάλυση στοιχείων και δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος.
• Παραγωγή στοιχείων τεκμηρίωσης της ερευνητικής δραστηριότητας του ιδρύματος.
• Απεικόνιση της ερευνητικής δραστηριότητας μέσω διεθνώς αποδεκτών δεικτών ερευνητικής δραστηριότητας.
• Σχεδιασμός και εφαρμογή νέων εργαλείων ποιότητας για την εξυπηρέτηση των αναγκών του ΕΛΚΕ.

Γραφείο Διαχείρισης Ασφάλειας και Τεχνικής Υποστήριξης:

• Τεχνική διαχείριση των δικτύων δεδομένων και τηλεπικοινωνιών του ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη και διαχείριση των χρηστών των κεντρικών διαδικτυακών εφαρμογών του ΕΛΚΕ και των συστημάτων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
• Διαχείριση της ασφάλειας του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΛΚΕ (δικαιώματα πρόσβασης, ασφάλεια από εξωτερικές επεμβάσεις, προστασία ηλεκτρονικών αρχείων και τήρηση αντιγράφων ασφαλείας).
• Εξασφάλιση καλής λειτουργίας του Ηλεκτρονικού εξοπλισμού (Η/Υ, περιφερειακά, ενεργά στοιχεία δικτύου δεδομένων και φωνής, τηλέφωνα, φαξ, πολυμηχανήματα) και Κτιριακού εξοπλισμού (σύστημα θέρμανσης, υδραυλικά, ηλεκτρικά, καλωδιώσεις δικτύου δεδομένων και φωνής, εξοπλισμός γραφείου κ.λ.π.) του ΕΛΚΕ.
• Εγκατάσταση, λειτουργία και συντήρηση των εξυπηρετητών (Servers) του ΕΛΚΕ (SQL Server, File Server, Web Server, Domain Server, κλπ).
• Λειτουργία και διαχείριση του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργία και διαχείριση των θυρίδων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών, των μονάδων, των ομάδων και των τμημάτων.
• Διαχείριση ηλεκτρονικών λιστών αποδεκτών πληροφόρησης.
• Σύνταξη προτάσεων αναβάθμισης των πληροφοριακών υποδομών.
• Τήρηση αντιγράφων ασφαλείας όλων των δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος.

Γραφείο Ανάπτυξης και Υποστήριξης Εφαρμογών και Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών:

• Καταγραφή και αξιολόγηση των αναγκών, προγραμματισμός, προτάσεις τεχνικών λύσεων και υλοποίηση δράσεων ΤΠΕ και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
• Παροχή τεχνικής υποστήριξης ως προς την οργάνωση, λειτουργία και συντήρηση των υποδομών πληροφορικής και επικοινωνιών του ΕΛΚΕ.
• Διαχείριση των λογαριασμών και των δικαιωμάτων πρόσβασης των διαφόρων κατηγοριών χρηστών του πληροφοριακού συστήματος του ΕΛΚΕ.
• Διαχείριση των ακαδημαϊκών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμβασιούχων έργου, για όσο διάστημα έχουν ενεργή σύμβαση απασχόλησης σε έργο του ΕΛΚΕ.
• Εκπαίδευση των χρηστών για την κατανόηση και την ορθή χρήση και αξιοποίηση του πληροφοριακού συστήματος.
• Παροχή βοήθειας στους Επιστημονικούς Υπευθύνους και τους συνεργάτες των έργων για τη χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΛΚΕ μέσω του διαδικτύου.
• Προσαρμογή του Πληροφοριακού Συστήματος στους κανόνες και τις διαδικασίες ποιότητας, καθώς επίσης και αναβάθμισή του σε εργαλείο εφαρμογής της πολιτικής ποιότητας του ΕΛΚΕ.
• Διαχείριση του συστήματος χρονοχρέωσης των έργων και υποστήριξη των χρηστών.
• Υποστήριξη ειδικών εφαρμογών και ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων των Φορέων Χρηματοδότησης για την παρακολούθηση των έργων.
• Υποστήριξη και διαχείριση διεπαφών με συστήματα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
• Αξιοποίηση Υπηρεσιών Πληροφόρησης για νέα Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης και οργάνωση ηλεκτρονικών υπηρεσιών πληροφόρησης και επικοινωνίας.
• Υποστήριξη της διαδικασίας συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων της ερευνητικής δραστηριότητας του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων (προτάσεις, έργα, ερευνητές, αποτελέσματα).
• Υποστήριξη της διοργάνωσης εκδηλώσεων και δράσεων δημοσιότητας.
• Αντιμετώπιση αναγκών μαζικής επικοινωνίας ή μαζικής ενημέρωσης συνεργατών, φορέων χρηματοδότησης και λοιπών φορέων με ηλεκτρονικά μέσα.
• Έλεγχος ποιότητας των δεδομένων του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΛΚΕ και εκπόνηση σχετικών αναφορών ελέγχου δεδομένων.
• Σχεδιασμός, ανάπτυξη και διαχείριση της ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ, καθώς επίσης και σχεδιασμός, ανάπτυξη και υποστήριξη της παροχής ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω της ιστοσελίδας.
• Υποστήριξη της ηλεκτρονικής ενημέρωσης της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για ευκαιρίες χρηματοδότησης.
• Δημιουργία, λειτουργία και συντήρηση κάθε ηλεκτρονικής εφαρμογής του ΕΛΚΕ στο διαδίκτυο.
• Οργάνωση ηλεκτρονικών υπηρεσιών πληροφόρησης και επικοινωνίας και τροφοδότηση της ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη της δημοσίευσης νέων, προκηρύξεων θέσεων εργασίας, προκηρύξεων διαγωνισμών, θεματικών δικτύων έρευνας, πληροφοριών εργαστηρίων, ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ.
• Σχεδιασμός, ανάπτυξη, ενημέρωση, συντήρηση και διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης του ΕΛΚΕ.

4) Περιφερειακό Τμήμα Υποστήριξης Διοικητικών Διαδικασιών (Άρτα)

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Οι ειδικότερες αρμοδιότητες του Τμήματος αφορούν τα έργα του ΕΛΚΕ που υλοποιούνται στην Πανεπιστημιούπολη Άρτας και είναι οι ακόλουθες:

• Υποστήριξη των Επιστημονικώς Υπευθύνων και των συνεργατών των σχετικών έργων για θέματα διοικητικών αιτημάτων και συναλλαγών.
• Παραλαβή και έλεγχος διοικητικών αιτημάτων των σχετικών έργων, καθώς επίσης και πρωτοκόλληση και καταχώρησή τους στο πληροφοριακό σύστημα.
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των διοικητικών αιτημάτων των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας επιλογής και σύναψης συμβάσεων πρόσθετου επιστημονικού, διοικητικού, τεχνικού και λοιπού προσωπικού των σχετικών έργων.
• Παραλαβή και διεκπεραίωση βεβαιώσεων απασχόλησης του πάσης φύσεως προσωπικού της Πανεπιστημιούπολης Άρτας.
• Παραλαβή, έλεγχος και ταυτοποίηση συμβάσεων χρηματοδότησης και αποδοχής διαχείρισης, αρχικής ένταξης και των αναμορφώσεων των σχετικών έργων.
• Επικοινωνία με τους Φορείς Χρηματοδότησης και συμβουλευτική προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους για διοικητικά θέματα ένταξης και προϋπολογισμού των σχετικών έργων.
• Μέριμνα για τη διαχείριση του έντυπου και ηλεκτρονικού αρχείου των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη της ενημέρωσης και της κινητοποίησης των ερευνητών και των μελών ΔΕΠ των Τμημάτων της Πανεπιστημιούπολης Άρτας για την υποβολή προτάσεων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας σχεδιασμού, ωρίμανσης, υποβολής και υποστήριξης προτάσεων και έργων ιδρυματικού χαρακτήρα.
• Υποστήριξη της διαδικασίας έκδοσης των αναγκαίων διοικητικών πράξεων και αποφάσεων κατά τη διαδικασία ένταξης των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη των διαδικασιών ένταξης και τροποποίησης των σχετικών έργων, καθώς επίσης και παρακολούθηση της υλοποίησης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου τους.
• Υποστήριξη της σύνταξης εκθέσεων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας διεκπεραίωσης ελέγχων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των σχετικών έργων από φορείς χρηματοδότησης και άλλους αρμόδιους ελεγκτικούς φορείς.

β) Υποδιεύθυνση Οικονομικής Υποστήριξης.

Η Υποδιεύθυνση Οικονομικής Υποστήριξης μεριμνά για τα θέματα οικονομικής και λογιστικής φύσεως του ΕΛΚΕ, την κατάρτιση και αναμόρφωση του συνολικού προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ, τη διαχείριση των εσόδων του ΕΛΚΕ, καθώς επίσης και τον έλεγχο, την εκκαθάριση και την πληρωμή των δαπανών του. Στις αρμοδιότητές της επίσης περιλαμβάνονται και οι πάσης φύσεως προμήθειες, διαγωνιστικές διαδικασίες και συμβάσεις προμήθειας αγαθών, υπηρεσιών και μισθώσεων. Οι αρμοδιότητες της υποδιεύθυνσης κατανέμονται μεταξύ των τμημάτων της ως εξής:

1) Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Συντονισμός της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του συνολικού ετήσιου συνοπτικού και αναλυτικού προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Σύνταξη απολογισμού της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ σε συνοπτικό και αναλυτικό επίπεδο, καθώς και των προβλεπόμενων, σύμφωνα με τους λογιστικούς κανόνες, χρηματοοικονομικών καταστάσεων της χρήσης.

Το τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

• Γραφείο Λογιστικής Διαχείρισης και Εκκαθάρισης Δαπανών
• Γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών

Γραφείο Λογιστικής Διαχείρισης και Εκκαθάρισης Δαπανών:

• Διενέργεια των οικονομικών κινήσεων και τήρηση των οικονομικών μητρώων, σύμφωνα με το πλαίσιο των ΕΛΚΕ.
• Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των δαπανών του ΕΛΚΕ, μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο, καταχώριση των στοιχείων των δικαιούχων και τήρηση του Μητρώου αυτών.
• Εκκαθάριση των αποδοχών και των κάθε είδους αποζημιώσεων για το πάσης φύσεως προσωπικό που απασχολείται στα έργα του ΕΛΚΕ, τη χορήγηση φορολογικών βεβαιώσεων και βεβαιώσεων αποδοχών.
• Παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης των έργων, τήρηση των λογιστικών βιβλίων και σύνταξη των προβλεπόμενων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, του απολογισμού και των δημοσιονομικών αναφορών.
• Διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης του συνολικού προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ και εφαρμογή των κατάλληλων ελέγχων και δικλίδων ασφαλείας σχετικά με τα έσοδα, τις δαπάνες, τις προμήθειες και τα περιουσιακά στοιχεία του ΕΛΚΕ, σε συνεργασία με τα λοιπά τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Παρακολούθηση της εξέλιξης των οικονομικών μεγεθών του ΕΛΚΕ και τήρηση των οδηγιών του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους σχετικά με την κατάρτιση και εκτέλεση του προϋπολογισμού του, σε συνεργασία με τα λοιπά τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη σύνταξης εκθέσεων επί διαφωνιών με την Επιτροπή Ερευνών, υποβολής της στη Διεύθυνση Συντονισμού και Ελέγχου Δημοσιολογιστικών Διατάξεων και στη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων και κοινοποίησής της στα αρμόδια όργανα του ιδρύματος.
• Τήρηση των διατάξεων της φορολογικής και της λοιπής νομοθεσίας για την ενημέρωση των βιβλίων καθώς και την τήρηση των εσωτερικών κανόνων.
• Υποστήριξη της παρακράτησης και απόδοσης των φορολογικών υποχρεώσεων προς το Δημόσιο και των ασφαλιστικών εισφορών προς ασφαλιστικούς οργανισμούς, καθώς επίσης και συμπλήρωση δηλώσεων και καταστάσεων, έλεγχος και συμφωνία των λογιστικών καταχωρήσεων με τις κατατεθειμένες δηλώσεις και καταστάσεις.
• Σύνταξη και υποβολή οικονομικών καταστάσεων και στοιχείων σε εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους από αρμόδιους φορείς.
• Άντληση χρηματοοικονομικών πληροφοριών και δεικτών καθώς και εξαγωγή αναλυτικής, συνολικής, προοδευτικής και τελικής εικόνας των έργων και των στοιχείων της λογιστικής.
• Παραλαβή, έλεγχος των εισερχομένων στοιχείων, λογιστικές καταχωρήσεις και ενημέρωση των βιβλίων.
• Διαχείριση και καταχώρηση δαπανών εξωτερικού, διαχείριση και τήρηση Μητρώου Παγίων, καθώς επίσης και διαχείριση ΦΠΑ (Σύνταξη δηλώσεων, επιστροφές ΦΠΑ, απαλλαγές ΦΠΑ).
• Έλεγχος και συμφωνία έργων, καθώς επίσης σύνταξη οικονομικών καταστάσεων (ισοζύγια, καταστάσεις συμφωνιών, απολογισμοί, αποτελέσματα χρήσης και ισολογισμοί).
• Μηνιαίες συμφωνίες μεταξύ των λογαριασμών με προσέγγιση μηνιαίου κλεισίματος.

Γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών:

• Επικοινωνία και συμβουλευτική με τους Επιστημονικώς Υπευθύνους και τους συνεργάτες των έργων για θέματα οικονομικών συναλλαγών έργων.
• Παραλαβή και έλεγχος εντολών μισθοδοσίας των έργων.
• Παραλαβή και έλεγχος εντολών – αποδόσεων δαπανών των έργων.
• Παραλαβή και έλεγχος εντολών απόδοσης μετακινήσεων των έργων.
• Πρωτοκόλληση και καταχώρηση των εντολών μισθοδοσίας, των εντολών – αποδόσεων δαπανών και των εντολών απόδοσης μετακινήσεων των έργων στο πληροφοριακό σύστημα.
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των εντολών δαπάνης.

2) Τμήμα Προμήθειας Αγαθών, Υπηρεσιών και Μισθώσεων

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ σχετικά με θέματα προμηθειών.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της εκτέλεσης διαδικασιών προμηθειών του ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη της Επιτροπής και των Επιστημονικών Υπευθύνων των έργων για τα θέματα που αφορούν τις διατυπώσεις δημοσιότητας, καθώς και τη σύναψη και εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων προμηθειών.
• Διαχείριση Ηλεκτρονικών Συστημάτων Προμηθειών
• Τήρηση αρχείου προμηθειών.

Το τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

• Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης Προμηθειών
• Γραφείο Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Συστημάτων Προμηθειών

Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης Προμηθειών:

• Τήρηση αρχείου νομοθεσίας περί προμηθειών.
• Παραλαβή και διεκπεραίωση αιτημάτων προμηθειών.
• Σύνταξη των τευχών δημοπράτησης διαγωνιστικών διαδικασιών και διεκπεραίωση διαδικασιών προεγκρίσεων (προδημοπρασιακός και προσυμβατικός έλεγχος).
• Έλεγχος τήρησης πλαισίου προμηθειών και τήρησης κανόνων δημοσιότητας.
• Υλοποίηση διαδικασιών συγκρότησης και ενημέρωσης των επιτροπών διαγωνισμών.
• Διοικητική υποστήριξη της διεξαγωγής διαγωνισμών, των διαδικασιών έγκρισης από τα αρμόδια όργανα και υλοποίηση διαδικασιών συμβασιοποίησης.
• Υποστήριξη υλοποίησης διαδικασιών προμηθειών για τις λειτουργικές ανάγκες της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ.
• Διαχείριση εγγυητικών επιστολών.
• Τήρηση αρχείου προμηθειών.
• Διεκπεραίωση αλληλογραφίας τμήματος.

Γραφείο Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Συστημάτων Προμηθειών:

• Υποστήριξη διενέργειας ηλεκτρονικών διαγωνισμών μέσω Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ).
• Ανάρτηση απαιτούμενων πράξεων προμηθειών στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ).
• Ανάρτηση απαιτούμενων πράξεων προμηθειών στο Πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ.

3) Τμήμα Ταμειακής Διαχείρισης (Χρηματοοικονομικής Διαχείρισης):

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Διαχείριση τραπεζικών λογαριασμών ταμειακής διαχείρισης στην Τράπεζα της Ελλάδος και σε πιστωτικά ιδρύματα.
• Παραλαβή, έλεγχος, χαρακτηρισμός, ταξινόμηση, επεξεργασία και αρχειοθέτηση χρηματοδοτήσεων έργων και παραστατικών καταθέσεων.
• Διαχείριση χρηματοδοτήσεων, χορηγήσεων και επιστροφών ταμειακών διευκολύνσεων έργων.
• Έκδοση φορολογικών στοιχείων χρηματοδοτήσεων και τήρηση αρχείου φορολογικών στοιχείων.
• Έκδοση εγγυητικών επιστολών.
• Έλεγχος καταθέσεων πελατών, καταχώρηση και ταυτοποίηση καταθέσεων.
• Ημερήσιος έλεγχος και αντιπαραβολή των τραπεζικών στοιχείων και εγγραφών στα βιβλία.
• Χαρακτηρισμός και καταχώρηση επιστροφών αχρησιμοποίητων υπολοίπων έργων.
• Τήρηση αρχείου καταθέσεων, ταμειακών διευκολύνσεων και επιστροφών έργων (παραστατικά και έγγραφα).
• Διαχείριση κρατήσεων και διαχείριση γενικών εξόδων έργων.
• Τήρηση αρχείου τραπεζικών λογαριασμών και αποθήκης επιταγών.
• Έκδοση Τραπεζικών Επιταγών, εμβασμάτων και τραπεζικών εντολών για την πληρωμή δαπανών.
• Διενέργεια τραπεζικών εργασιών.
• Διεκπεραίωση της πληρωμής (εξόφλησης) των δαπανών, μέσω ηλεκτρονικών εντολών μεταφοράς και πίστωσης λογαριασμού των δικαιούχων ή τραπεζικών επιταγών, καθώς επίσης και απόδοση των υπέρ τρίτων κρατήσεων, διενέργεια συμψηφισμών και απόδοση στο Δημόσιο και στα οικεία ασφαλιστικά ταμεία των οφειλών των δικαιούχων που αναγράφονται στις σχετικές βεβαιώσεις φορολογικών και ασφαλιστικών οφειλών, ενημέρωση των δικαιούχων και των φορέων για την έκδοση χρηματικών ενταλμάτων στο όνομά τους και την εξόφλησή τους, καθώς και τήρηση Μητρώων Κατασχέσεων και Εκχωρήσεων.
• Είσπραξη των εσόδων του ΕΛΚΕ και κατ΄ είδος προσδιορισμός του ετήσιου ύψους τους, καθώς και γνωστοποίηση του ύψους αυτού στην Επιτροπή Ερευνών σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο.
• Μεταφορά πλεοναζόντων διαθεσίμων από τα πιστωτικά ιδρύματα στην Τράπεζα της Ελλάδος, σε λογαριασμούς ταμειακής διαχείρισης, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο και κατόπιν σχετικών αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών.
• Μεταφορά χρηματικών διαθεσίμων από την Τράπεζα της Ελλάδος σε πιστωτικά ιδρύματα, βάσει του προγραμματισμού πληρωμών του ΕΛΚΕ, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο και κατόπιν αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών.

4) Περιφερειακό Τμήμα Υποστήριξης Οικονομικών Διαδικασιών Έργων (Άρτα)

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Οι ειδικότερες αρμοδιότητες του Τμήματος αφορούν τα έργα του ΕΛΚΕ που υλοποιούνται στην Πανεπιστημιούπολη Άρτας και είναι οι ακόλουθες:

• Υποστήριξη των Επιστημονικώς Υπευθύνων και των συνεργατών των σχετικών έργων για θέματα οικονομικών συναλλαγών.
• Παραλαβή και έλεγχος οικονομικών αιτημάτων και εντολών δαπανών των σχετικών έργων, καθώς επίσης και πρωτοκόλληση και καταχώρησή τους στο πληροφοριακό σύστημα.
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των οικονομικών αιτημάτων και εντολών δαπανών των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη του ελέγχου και της εκκαθάρισης των δαπανών, των αποδοχών και των κάθε είδους αποζημιώσεων των σχετικών έργων, μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο.
• Παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης των σχετικών έργων, καθώς και υποστήριξη της τήρησης των λογιστικών βιβλίων και της σύνταξης των προβλεπόμενων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, απολογισμών και δημοσιονομικών αναφορών.
• Υποστήριξη της διαδικασίας παρακράτησης και απόδοσης των φορολογικών υποχρεώσεων προς το Δημόσιο και των ασφαλιστικών εισφορών προς ασφαλιστικούς οργανισμούς των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη της διαχείρισης τραπεζικών λογαριασμών και της διενέργειας τραπεζικών εργασιών σύμφωνα με το υφιστάμενο θεσμικό πλαίσιο.
• Υποστήριξη της διαδικασίας πληρωμής (εξόφλησης) των δαπανών των σχετικών έργων.