Αναφορικά με τη διαχείριση των Πληρωμών Απασχολούμενων στα Έργα που διαχειρίζονται οι Ε.Λ.Κ.Ε., σας ενημερώνουμε για τα ακόλουθα:

1. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 255 του Ν. 4957/2022 όπως τροποποιήθηκε με την παρ. 10 του άρθ. 3 του Ν. 5029/2023 και ισχύει από 10-03-2023, προβλέπεται η αξιοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων για την υποβολή, διακίνηση και αρχειοθέτηση αιτημάτων δαπανών και λοιπών εγγράφων που αφορούν τη διαχείριση των έργων των Ε.Λ.Κ.Ε..

2. Επίσης, σε συμφωνία με τις σχετικές διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 255 του Ν. 4957/2022, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, έχει εκδοθεί ο Οδηγός Χρηματοδότησης του Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, όπου στα άρθρα 32-38 καθορίζονται οι ειδικότερες λεπτομέρειες χρήσης και λειτουργίας του Πληροφοριακού
Συστήματος του Ε.Λ.Κ.Ε., η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής, διακίνησης και αρχειοθέτησης των εγγράφων, η διαδικασία πιστοποίησης των χρηστών κατά την είσοδό τους, τα δικαιώματα πρόσβασης ανά κατηγορία χρήστη, τα μέτρα διασφάλισης της προστασίας προσωπικών δεδομένων φυσικών προσώπων και άλλα θέματα που
σχετίζονται με τη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος.

3. Επιπροσθέτως, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 254 του Ν. 4957/2022, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 104 του Ν. 5094/2024 και ισχύει από 13-3-2024, τα αιτήματα πληρωμής δαπανών δύναται να υποβάλλονται από τους Επιστημονικούς Υπευθύνους των έργων/προγραμμάτων ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος του άρθρου 255 του Ν. 4957/2022, συνοδευόμενα από τα κατάλληλα παραστατικά και δικαιολογητικά, τα οποία δεν απαιτείται να προσκομισθούν και εντύπως από τους Επιστημονικούς Υπεύθυνους για τον έλεγχο, την εκκαθάριση και πληρωμή δαπανών των έργων των Ε.Λ.Κ.Ε..

4. Σημειώνεται επίσης ότι το τρέχον θεσμικό πλαίσιο υποχρεώνει όλους τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους προμηθευτές υπηρεσιών και αγαθών να εκδίδουν και να διακινούν ηλεκτρονικά παραστατικά από 1/1/2024 και μετά, με υποχρεωτική εφαρμογή των σχετικών διατάξεων από 1/6/2024 και μετά. Συνεπώς, με τις διατάξεις
αυτές, δεν υπάρχει πλέον αμφισβήτηση περί της γνησιότητας και του πρωτότυπου χαρακτήρα κάθε παραστατικού που διακινείται σε ψηφιακή μορφή. Θεωρείται πλέον ότι οι επιμέρους διαχειριστικές αρχές δεν θα απαιτούν κατά την πιστοποίηση την ύπαρξη έντυπων στοιχείων δαπανών

5. Επίσης, σύμφωνα με τις προβλέψεις της παρ. 3 του Άρθρου 227 του ν. 4957/2022, όπως προστέθηκε με το άρθρο 91 του ν. 5094/2024 και ισχύει από 13-03-2024, υπάρχει πλέον η υποχρέωση των Α.Ε.Ι. να μειώσουν σταδιακά, και τουλάχιστον κατά ποσοστό ογδόντα τοις εκατό (80%) έως την 1-1-2026, με βάση τα στοιχεία του
οικονομικού έτους 2023, την προμήθεια και χρήση χαρτιού εκτύπωσης.

6. Τέλος, σημειώνεται ότι οι εντολές πληρωμής δαπανών μισθοδοσιών αποτελούν πολύ μεγάλο μέρος των συνολικών εντολών των Ε.Υ. των έργων. Συγκεκριμένα, για το έτος 2023 έχουν υποβληθεί από τους Ε.Υ. των έργων συνολικά 10.830 εντολές πληρωμής, εκ των οποίων οι 8.016 (74%) είναι εντολές πληρωμής αμοιβών και
οι 2.814 (26%) είναι εντολές πληρωμής προμηθειών και μετακινήσεων.

Κατόπιν των ανωτέρω αναφερομένων, υπάρχει πλέον η δυνατότητα περαιτέρω αξιοποίησης του Πληροφοριακού Συστήματος του Ε.Λ.Κ.Ε. για την πλήρη ηλεκτρονική υποβολή, διακίνηση, έγκριση, αρχειοθέτηση και εν γένει διαχείριση των αιτημάτων των Επιστημονικώς Υπευθύνων των έργων.

Στο πλαίσιο αυτό, και σύμφωνα με την Απόφαση της Συνεδρίας 472/29-5-2024 της Επιτροπής Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, η διαχείριση των εντολών πληρωμής μισθοδοσιών των απασχολούμενων στα έργα που έχουν ενταχθεί στον Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων θα πραγματοποιείται πλήρως ηλεκτρονικά από 1-7-2024 και μετά, μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Ε.Λ.Κ.Ε. το οποίο θα χρησιμοποιείται για την πλήρη ηλεκτρονική υποβολή,
διακίνηση, έλεγχο, έγκριση, πληρωμή και αποθήκευση των εντολών πληρωμής μισθοδοσιών, σύμφωνα με την αναλυτική διαδικασία που περιγράφεται στη συνημμένη Οδηγία Εργασίας «Οδ2.23-Διαχείριση Πληρωμών Απασχολούμενων στα Έργα».

Με την εφαρμογή της σχετικής οδηγίας εργασίας για τις εντολές πληρωμής αμοιβών θα μειωθούν σημαντικά ο φόρτος των Επιστημονικώς Υπευθύνων και των Συνεργατών των έργων, καθώς επίσης και οι απαιτήσεις σε έντυπα και γραφική ύλη. Σε επόμενο στάδιο -και αφού εξοικειωθούν οι συναλλασσόμενοι με τις ηλεκτρονικές εντολών πληρωμής αμοιβών- θα αναπτυχθούν ανάλογες οδηγίες εργασίας που θα αφορούν την ηλεκτρονική υποβολή των εντολών πληρωμής προμηθειών
αγαθών και υπηρεσιών, καθώς επίσης και των εντολών πληρωμής μετακινήσεων.

Έως την έναρξη υποχρεωτικής ισχύος της Οδηγίας Εργασίας (έως την 1-7-2024) θα υλοποιηθούν οι ακόλουθες ενέργειες:
1. προετοιμασία και παραμετροποίηση του Πληροφοριακού Συστήματος,

2. δράσεις ενημέρωσης και υποστήριξης των Επιστημονικώς Υπευθύνων, των Συνεργατών και των απασχολούμενων των έργων στην υποβολή των ηλεκτρονικών εντολών πληρωμής,

3. έκδοση λογαριασμών πρόσβασης στο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ σε όσους Επιστημονικώς Υπευθύνους και Συνεργάτες έργων δεν διαθέτουν ήδη,

4. έκδοση ψηφιακής υπογραφής μέσω HARICA για όσους Επιστημονικώς Υπευθύνους δεν διαθέτουν ήδη, μόνο για την ψηφιακή υπογραφή τυχόν αναγκαίων δικαιολογητικών των έργων, όπως βεβαιώσεις, εκθέσεις πεπραγμένων, κλπ,

5. πιλοτική εφαρμογή της Οδηγίας Εργασίας έως 30-6-2024, και

6. έναρξη υποχρεωτικής εφαρμογής της Οδηγίας Εργασίας: 1-7-2024.