Σε συνέχεια του ανωτέρω σχετικού εγγράφου υπ’ αριθμ . πρωτ. 18847/2-10-2018 (βλ. https://tinyurl.com/ydcofdh3 ), αναφορικά με τις διαδικασίες εφαρμογής των προβλέψεων του άρθ. 1 του Ν.4559/2018 «Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων, Ιόνιο Πανεπιστήμιο και άλλες διατάξεις», το πλάνο ενοποίησης, καθώς και τις σχετικές απαιτούμενες διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές ενέργειες, σας ενημερώνουμε για τα ακόλουθα:

1. Από τα τέλη Αυγούστου 2018 έχει σχεδιαστεί και υλοποιηθεί η διαδικασία και του πλάνο ενοποίησης των έργων του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου. Επίσης, έχει ολοκληρωθεί η ενοποίηση των υπολογιστικών συστημάτων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου στο υποδίκτυο του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, καθώς επίσης και η εγκατάσταση του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου στον Εξυπηρετητή Βάσεων Δεδομένων (database server) του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων. Επιπροσθέτως, έχει δοθεί πρόσβαση όλων των στελεχών και στα δύο πληροφοριακά συστήματα, καθώς επίσης και στο ενιαίο σύστημα ηλεκτρονικών αρχείων (file server).
2. Επίσης, έχουν ολοκληρωθεί οι διαδικασίες για τον ορισμό του νόμιμου εκπροσώπου και των στελεχών που έχουν πρόσβαση στις υπηρεσίες ηλεκτρονικής τραπεζικής, για την προσαρμογή και παραμετροποίηση του συστήματος προκειμένου να διενεργούνται οι προβλεπόμενες αναρτήσεις αποφάσεων, περιλήψεις συμβάσεων και εντολών πληρωμής στη Διαύγεια, καθώς επίσης και για τον ορισμό Εκκαθαριστή για την ομαλή και έγκαιρη πραγματοποίηση των πληρωμών των απασχολούμενων των έργων και των φοιτητών μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών (ΕΑΠ).
3. Κατόπιν των ανωτέρω, από 1/10/2018 ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων υλοποιεί κανονικά όλα τα έργα-προγράμματα του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου. Η λειτουργία του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων από την 1/10/2018 έως και την 31/12/2018 γίνεται με δύο παράλληλα πληροφοριακά συστήματα (ΠΣ).
4. Στην περίοδο από 2/1/2019 έως και 4/1/2019 θα πραγματοποιηθεί η οριστική μετάπτωση όλων των δεδομένων των έργων του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

Η μετάπτωση των δεδομένων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου αφορά σε αρκετές περιπτώσεις οντότητες που έχουν την ίδια αρίθμηση ή κωδικοποίηση στον ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, όπως για παράδειγμα κωδικοί έργων, αριθμοί πρωτοκόλλων, αριθμοί συνεδριάσεων, κλπ. Επιπροσθέτως, αρκετοί απασχολούμενοι των έργων είναι κοινοί στα δύο συστήματα, οπότε σε αυτές τις περιπτώσεις απαιτείται ιδιαίτερη μέριμνα για την αποτελεσματική ενοποίηση των σχετικών δεδομένων.

Στο πλαίσιο αυτό, κατά τη διαδικασία της μετάπτωσης των δεδομένων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου στο ενιαίο σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων θα πραγματοποιηθούν τα ακόλουθα:

1. Δεν θα υπάρξει καμιά αλλαγή στα δεδομένα των έργων των παλαιών τμημάτων του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
2. Στους αριθμούς πρωτοκόλλου των εγγράφων που έχουν καταχωρηθεί στο πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα προστεθεί ο αριθμός 100000. Έτσι, ο αριθμός πρωτ. 347/2018 του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα αντιστοιχεί στον αριθμό πρωτ. 100347/2018 στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
3. Οι Σχολές και τα Τμήματα του ΤΕΙ Ηπείρου θα εισαχθούν ως έχουν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων. Στη συνέχεια, για λόγους συνέπειας των δεδομένων στο εξής, οι σχολές και τα τμήματα θα καταγραφούν στο πληροφοριακό σύστημα με την ονομασία που προκύπτει από τις σχετικές προβλέψεις του Ν. 4559/2018.
4. Τα επαγγέλματα των απασχολούμενων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα εισαχθούν ως έχουν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, όταν δεν υπάρχει η ίδια ονομασία.
5. Οι απασχολούμενοι των έργων και οι φορείς (προμηθευτές, φορείς χρηματοδότησης, κλπ) θα εισαχθούν ως έχουν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, ως νέες εγγραφές με νέο κωδικό αποδέκτη. Οι παλαιοί κωδικοί αποδεκτών του πληροφοριακού συστήματος του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα εισαχθούν στο πεδίο «Σχόλιο» προκειμένου να είναι διαθέσιμοι για ενδεχόμενες μελλοντικές αναζητήσεις.
6. Οι κατηγορίες δαπάνης ΓΛΚ του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα εισαχθούν θα αντιστοιχηθούν με τις κατηγορίες δαπάνης ΓΛΚ του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
7. Οι υπόλοιπες κατηγορίες δαπάνης του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα εισαχθούν ως έχουν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, με την προσθήκη της ένδειξης «Από_Μετάπτωση» στον τίτλο τους.
8. Οι Τραπεζικοί Λογαριασμοί των έργων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα εισαχθούν ως έχουν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, με την ένδειξη «Από_Μετάπτωση». Μετά την μετάπτωση, θα απαιτηθεί η προσαρμογή των κωδικών λογιστικής και των παραμέτρων για την αυτόματη δημιουργία των σχετικών λογιστικών άρθρων.
9. Οι κωδικοί των έργων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα αλλάξουν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, προκειμένου να μην συμπίπτει ο κωδικός τους με τους κωδικούς των ήδη υφιστάμενων έργων του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

Στο πλαίσιο αυτό, οι κωδικοί των έργων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα αλλάξουν ως εξής:

1. Τα έργα με κωδικό 10ΧΧΧ θα έχουν νέο κωδικό 18ΧΧΧ.
2. Τα έργα με κωδικό 11ΧΧΧ θα έχουν νέο κωδικό 19ΧΧΧ.
3. Τα έργα με κωδικούς 12ΧΧΧ, 13ΧΧΧ, 15ΧΧΧ, και 17ΧΧΧ θα παραμείνουν ως έχουν.
4. Τα έργα με κωδικούς 50ΧΧΧ θα έχουν νέο κωδικό 40ΧΧΧ, εκτός από το έργο 50001.
5. Τα έργα με κωδικούς 80ΧΧΧ θα έχουν νέο κωδικό 60ΧΧΧ.

10. Δεν πρόκειται να γίνει μετάπτωση των Πλαισίων Χρηματοδότησης. Κατά συνέπεια, μετά την ολοκλήρωση της μετάπτωσης πρόκειται να γίνεται συσχέτιση όλων των έργων του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου με τα υφιστάμενα Πλαίσια Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

11. Στις τραπεζικές μεταφορές, στον κωδικό αριθμό κάθε τραπεζικής μεταφοράς θα προστεθεί ο αριθμός 10000.

12. Στα αρχεία ΕΑΠ, στον κωδικό αριθμό κάθε αρχείου θα προστεθεί ο αριθμός 1000.

13. Τα εναλλακτικά κείμενα συμβάσεων δεν θα μεταφερθούν.

14. Οι Συμβάσεις των έργων του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα μεταφερθούν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, ως νέες εγγραφές. Οι συμβάσεις αυτές θα αποκτήσουν αυτόματα νέα αρίθμηση.

15. Τα Έργα Φορέων, τα Παραδοτέα, τα Πακέτα Εργασίας, οι Οικονομικές Κινήσεις, οι Ερευνητικές Ομάδας, οι Προϋπολογισμοί, οι Προμήθειες, οι Χαρακτηρισμοί Αντικειμένων (εκτός των Πλαισίων Χρηματοδότησης) και οι Συνδέσεις του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα μεταφερθούν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, ως νέες εγγραφές.

16. Οι Οικονομικές Κινήσεις, οι Μισθοδοσίες, οι Εντολές Απόδοσης Δαπανών, τα Παραστατικά, τα Λογιστικά Άρθρα, ο Πίνακας Οργάνων, τα Ημερολόγια κίνησης, οι Δικαιούχοι Απασχολούμενοι, οι Δικαιούχοι Προμηθευτές του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα μεταφερθούν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, ως νέες εγγραφές.

17. Στον Αριθμό των Συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ θα προστεθεί ο Αριθμός 1000 στις συνεδριάσεις του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου, μέχρι την 30/9/2018. Από 1/10/2018 η αρίθμηση των Συνεδριάσεων θα παραμείνει ως έχει, καθώς ήδη έχει προσαρμοστεί στην αρίθμηση των συνεδριάσεων του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

18. Τα Εμβάσματα, η Παρακολούθηση του 15%, η Παρακολούθηση Επιταγών, οι Αιτήσεις, οι Πάγιοι Λογαριασμοί, το Μητρώο Παγίων, οι Αποσβέσεις Παγίων και η Διαύγεια του ΕΛΚΕ του πρώην ΤΕΙ Ηπείρου θα μεταφερθούν στο ενιαίο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, ως νέες εγγραφές.

Κατόπιν των ανωτέρω, η συνένωση των δύο Πληροφοριακών Συστημάτων θα πραγματοποιηθεί από τις 2/1/2019 έως και τις 4/1/2019, ενώ οι έλεγχοι και οι απαιτούμενες προσαρμογές θα πραγματοποιηθούν έως τις 11/1/2019.

Λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα της διαδικασίας μετάπτωσης και συνένωσης των δεδομένων των δύο πληροφοριακών συστημάτων, ζητούμε εκ των προτέρων την κατανόησή σας για τις καθυστερήσεις που ενδεχομένως θα προκύψουν στις διοικητικές και τις οικονομικές συναλλαγές των υλοποιούμενων έργων.

Είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε πρόσθετη διευκρίνιση.