Σε συνέχεια του νομοθετικού πλαισίου που αφορά τις Αναλήψεις Υποχρεώσεων, και έχοντας υπόψη τις σχετικές προβλέψεις του Ν. 4485/2017, όπως αυτός τροποποιήθηκε από το Ν.4521/2018, το Ν. 4547/2018, το Ν. 4459/2018 και ισχύει, καθώς επίσης και το ΠΔ 80/2016, σας ενημερώνουμε ότι απαιτείται έως τις 31/12/2018 να προσαρμοστεί το σύστημα διαχείρισης των ΕΛΚΕ προκειμένου να πραγματοποιείται δέσμευση πίστωσης και σχετική ανάληψη υποχρέωσης σε συγκεκριμένη κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου πριν την υλοποίηση της δαπάνης.

Η δέσμευση πίστωσης και η σχετική ανάληψη υποχρέωσης αφορά όλους τους τύπους δαπανών των έργων, δηλαδή αφορά τις αμοιβές προσωπικού, τις μετακινήσεις και τις προμήθειες αγαθών, υπηρεσιών και μισθώσεων.

Κατόπιν αυτών, η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, στη συνεδρίασή της υπ’ αριθμ. 85^Α/19-11-2018, ενέκρινε τα ακόλουθα:

1. Την προσαρμογή των εντύπων και των διαδικασιών, προκειμένου να υποστηριχθεί η διαδικασία υποβολής αιτημάτων ανάληψης υποχρέωσης εκ μέρους των Επιστημονικώς Υπευθύνων των έργων για όλους τους τύπους δαπανών των έργων (τις αμοιβές προσωπικού, τις μετακινήσεις και τις προμήθειες αγαθών, υπηρεσιών και μισθώσεων).
2. Τη νέα διαδικασία ανάληψης υποχρεώσεων σύμφωνα με την Οδηγία Εργασίας «Οδ2.12β-Ανάληψη_Υποχρέωσης» και το σχετικό έντυπο «Δ.3-Αίτηση Ανάληψης Υποχρέωσης».
3. Την τροποποίηση της διαδικασίας απευθείας ανάθεσης προμήθειας αγαθών, υπηρεσιών και μισθώσεων για δαπάνες έως 20.000,00 € σύμφωνα με την συνημμένη Οδηγία Εργασίας «Οδ1.5-Προμήθειες Με Απευθείας Ανάθεση», καθώς και τροποποίηση των σχετικών εντύπων «Δ.8-Αίτηση Προμήθειας Αγαθών Υπηρεσιών» και «Δ.12α-Πρόταση Απευθείας Ανάθεσης Προμήθειας».
4. Τα έντυπα και οι οδηγίες εργασίας είναι διαθέσιμα στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ (βλ. τη διεύθυνση http://www.rc.uoi.gr/index.php/entypa για τα έντυπα και τη διεύθυνση http://www.rc.uoi.gr/index.php/odigies για τις οδηγίες εργασίας).

Οι νέες διαδικασίες Ανάληψης Υποχρέωσης και Απευθείας Αναθέσεων που προαναφέρθηκαν θα έχουν τις εξής επιπτώσεις στην υλοποίηση των έργων:

1. Το υφιστάμενο έντυπο «Δ.8-Αίτηση Προμήθειας Αγαθών Υπηρεσιών» χρησιμοποιείται πλέον μόνο για τις περιπτώσεις των προμηθειών μέσω διαγωνισμού (διαγωνισμού συνοπτικού ή κάτω των ορίων ή πάνω των ορίων).
2. Εισάγεται ως νέο έντυπο το έντυπο «Δ.3-Αίτηση Ανάληψης Υποχρέωσης» προκειμένου να υποβάλλονται τα αιτήματα των Επιστημονικώς Υπευθύνων για τη δέσμευση πιστώσεων στις κατηγορίες δαπανών του προϋπολογισμού των αντίστοιχων έργων, πριν την πραγματοποίηση της κάθε δαπάνης.
3. Σε περίπτωση που η δαπάνη αφορά προμήθεια με απευθείας ανάθεση, το έντυπο «Δ.3-Αίτηση Ανάληψης Υποχρέωσης» συνοδεύεται από το έντυπο «Δ.12α-Πρόταση Απευθείας Ανάθεσης Προμήθειας» και συνακόλουθα από την σχετική έρευνα αγοράς. Κατόπιν ελέγχου από τη Διεύθυνση Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ, η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης και η Απόφαση Ανάθεσης εκδίδονται άμεσα χωρίς τη μεσολάβηση συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
4. Επίσης, αναφορικά με τις αμοιβές και τις μετακινήσεις, θα πρέπει να προηγείται το έντυπο «Δ.3-Αίτηση Ανάληψης Υποχρέωσης» πριν την κατάρτιση σύμβασης ή πριν την μετακίνηση.

Κατόπιν των ανωτέρω, η διαδικασία απευθείας αναθέσεων απλουστεύεται και επιταχύνεται σε σημαντικό βαθμό, ενώ η διαδικασία που αφορά τις αμοιβές και τις μετακινήσεις επιβαρύνεται μερικώς λόγω της εισαγωγής της απόφασης ανάληψης υποχρέωσης. Προς διευκόλυνση των Επιστημονικώς Υπευθύνων, θα ενεργοποιηθεί το συντομότερο δυνατό η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Δ3.

Επίσης, σας ενημερώνουμε ότι θα ακολουθήσουν το συντομότερο δυνατό νέες αναλυτικές οδηγίες που θα αφορούν τις ακόλουθες διαδικασίες:

1. Διαδικασία Αμοιβών
2. Διαδικασία Μετακινήσεων
3. Διαδικασία Ελέγχου, Εκκαθάρισης και Πληρωμής Δαπανών.

Τέλος, σας ενημερώνουμε ότι θα προγραμματιστεί η διενέργεια ενημερωτικών δράσεων, προκειμένου να παρουσιαστεί το νέο πλαίσιο διαχείρισης των έργων.

Είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε πρόσθετη διευκρίνιση.