Έχοντας υπόψη τις διατάξεις του Ν.4412/2016 (ΦΕΚ Α’ 147) «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)», η Επιτροπή Ερευνών στη Συνεδρίασή της 362/12-12-2016 ενέκρινε τη διαδικασία απευθείας ανάθεσης προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών προϋπολογισμού έως 20.000,00 ετησίως, ως ακολούθως:

        1. Προϋποθέσεις Απευθείας Ανάθεσης.

Οι Προϋποθέσεις για την εφαρμογή της διαδικασίας της απευθείας ανάθεσης είναι οι ακόλουθες:

• Η εκτιμώμενη αξία της προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών είναι μικρότερη ή ίση των 20.000,00 ευρώ ετησίως ανά κατηγορία δαπάνης, μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ.
• Δεν απαιτείται εγγύηση συμμετοχής (άρθρο 72 παρ. 1α).
• Δεν απαιτείται εγγύηση καλής εκτέλεσης, εκτός αν άλλως ορίζεται στα έγγραφα της σύμβασης (άρθρο 72 παρ.1β).

Ενέργειες Επιστημονικώς Υπευθύνων

2. Σύνταξη Πρόσκλησης Υποβολής Προσφορών από τον ΕΥ.

Ο Επιστημονικώς Υπεύθυνος (ΕΥ) του έργου συντάσσει Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών, η οποία προσδιορίζει τα ποιοτικά και ποσοτικά χαρακτηριστικά της προμήθειας.

Δεδομένου ότι δεν υπάρχει τυποποιημένο έντυπο Πρόσκλησης Υποβολής Προσφορών, κάθε ΕΥ μπορεί να συντάσσει την πρόσκληση σύμφωνα με τις ανάγκες του έργου του, αρκεί να συμπεριλαμβάνονται τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία:

• Στοιχεία Επικοινωνίας με ΕΥ.
• Στοιχεία Έργου.
• Στοιχεία Προμήθειας:
  • Σύντομη Περιγραφή Προμήθειας – Τίτλος Προμήθειας
  • Αναλυτική Περιγραφή Προμήθειας
  • Μονάδα Μέτρησης
  • Ποσότητα
  • Προϋπολογιζόμενη Τιμή Μονάδας χωρίς ΦΠΑ
  • Προϋπολογιζόμενο Σύνολο Αξίας Χωρίς ΦΠΑ
  • Προϋπολογιζόμενη ΦΠΑ
  • Προϋπολογιζόμενο Σύνολο Αξίας Με ΦΠΑ

       3. Αποστολή από τον ΕΥ της Πρόσκλησης Υποβολής Προσφορών σε Προμηθευτές και συλλογή των προσφορών τους.

Ο Επιστημονικώς Υπεύθυνος του έργου αποστέλλει την Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών σε προμηθευτές, με οποιοδήποτε πρόσφορο τρόπο (επιστολή, email, κλπ).

Στη συνέχεια, ο ΕΥ συλλέγει τις προσφορές που υποβάλλουν οι προμηθευτές, τις αξιολογεί και επιλέγει τον υποψήφιο ανάδοχο.

       4. Υποβολή Αίτησης Προμήθειας Αγαθών / Υπηρεσιών (Έντυπο Δ8).

Ο ΕΥ υποβάλλει στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ (Τμήμα Προμήθειας Αγαθών και Υπηρεσιών) το Έντυπο Δ8, συμπληρωμένο ως ακολούθως:

• Επιλέγεται ο τύπος προμήθειας «α) Προμήθειες αγαθών ή υπηρεσιών μικρότερες από 20.000,00 € ετησίως με Απευθείας Ανάθεση».
• Συμπληρώνονται στο πεδίο Στοιχεία Προμήθειας του εντύπου Δ8 τα αναλυτικά στοιχεία της προμήθειας. Στο Παράρτημα Ι του παρόντος προτείνονται κάποια ενδεικτικά CPVsπρος διευκόλυνση. Σε περίπτωση που τα προτεινόμενα CPVs του εν λόγω Παραρτήματος δεν επαρκούν για την περιγραφή της προμήθειας, μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποιοδήποτε άλλο CPV από τον αναλυτικό κατάλογο με τα CPV.
• Συμπληρώνονται στο πεδίο Στοιχεία Προμηθευτή σε περίπτωση απευθείας ανάθεσης (Είδος Προμήθειας: α) του εντύπου Δ8 τα στοιχεία του υποψηφίου αναδόχου που έχει επιλεγεί από τον Επιστημονικώς Υπεύθυνο, σύμφωνα με τα αναφερόμενα στο παραπάνω βήμα 3.

Επιπροσθέτως, το έντυπο Δ8 συνοδεύεται από:

• Την Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών που έχει αποσταλεί από τον ΕΥ στους προμηθευτές.
• Τις Προσφορές των προμηθευτών (τουλάχιστον 3) προς τον ΕΥ.
• Έκθεση Αξιολόγησης Προσφορών στην περίπτωση που κριτήριο ανάθεσης είναι η Βέλτιστη Σχέση Ποιότητας/Τιμής.

Ενέργειες Γραμματείας και Επιτροπής Ερευνών ΕΛΚΕ

        5. Πρωτοκόλληση και έλεγχος της Αίτησης Προμήθειας Αγαθών / Υπηρεσιών.

Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ (Τμήμα Προμήθειας Αγαθών και Υπηρεσιών) παραλαμβάνει το Έντυπο Δ8 από τον ΕΥ και διενεργεί τις ακόλουθες εργασίες:

• Ελέγχει την ορθότητα συμπλήρωσης.
• Το αίτημα εισάγεται στα θέματα της ημερήσιας διάταξης της αμέσως επόμενης συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών.
• Υλοποιούνται οι απαιτούμενες διοικητικές διαδικασίες από τη Γραμματεία του ΕΛΚΕ (Ενημέρωση Πληροφοριακού Συστήματος, Ανάρτηση ΚΗΜΔΗΣ, κλπ).

        6. Έγκριση Αιτήματος Απευθείας Ανάθεσης από την Επιτροπή Ερευνών (Απόφαση Ανάθεσης).

Κατά την επόμενη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών, συζητούνται και λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με τα αιτήματα των προμηθειών αγαθών ή υπηρεσιών.

Κατόπιν της εγκριτικής απόφασης της Επιτροπής Ερευνών, γίνονται τα ακόλουθα από τη Γραμματεία του ΕΛΚΕ:

• Σύνταξη Αποφάσεων Ανάθεσης ανά αίτηση προμήθειας (Δ8)
• Ανάρτηση Απόφασης Ανάθεσης στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
• Ανάρτηση στο ΚΗΜΔΗΣ της Απόφασης Ανάθεσης ως «Εγκεκριμένο Αίτημα», εφόσον απαιτείται.

Σε περίπτωση απορριπτικής απόφασης της Επιτροπής Ερευνών, ενημερώνεται ο Επιστημονικώς Υπεύθυνος και υλοποιούνται οι απαραίτητες διοικητικές διαδικασίες.

        7. Υπογραφή Σύμβασης (Εάν Απαιτείται) και ανάρτηση στο ΚΗΜΔΗΣ και τη ΔΙΑΥΓΕΙΑ.

Εάν το προϋπολογιζόμενο κόστος της σχετικής κατηγορίας δαπάνης της προμήθειας είναι μεγαλύτερο των 2.500,00 €, μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ, τότε απαιτείται η σύναψη και υπογραφή σύμβασης με τον προμηθευτή, σύμφωνα με τα ακόλουθα:

• Σύνταξη και Εκτύπωση της Σύμβασης.
• Υπογραφή της σύμβασης από τον Προμηθευτή, τον Επιστημονικώς Υπεύθυνο και τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών.
• Ανάρτηση σύμβασης στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
• Ανάρτηση στο ΚΗΜΔΗΣ της Σύμβασης.

Ενέργειες Επιστημονικώς Υπευθύνων

        8. Παραλαβή Προμήθειας από τον ΕΥ.

Ο ΕΥ μεριμνά για την παραλαβή των αγαθών ή των υπηρεσιών της προμήθειας από τον Προμηθευτή, σύμφωνα με τα παραπάνω αιτήματα και τις σχετικές εγκρίσεις, κατόπιν επικοινωνίας με τη Γραμματεία του ΕΛΚΕ (Τμήμα Προμήθειας Αγαθών και Υπηρεσιών).

Επίσης, ο ΕΥ μεριμνά για την παραλαβή των νομίμων παραστατικών στοιχείων του ΚΦΑΣ.

        9. Υποβολή Εντολής Πληρωμής από τον ΕΥ στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ.

Εντός 10 ημερών από την παραλαβή των αγαθών ή των υπηρεσιών της προμήθειας, ο ΕΥ υποβάλλει στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ (Τμήμα Διοικητικών και Οικονομικών Συναλλαγών / Μονάδα Οικονομικών Συναλλαγών) τα ακόλουθα:

• Έντυπο O.05-ΕΝΤΟΛΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ-ΑΠΟΔΟΣΗ ΥΛΙΚΩΝ & ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
• Ανάλογα με το είδος της προμήθειας, το έντυπο:

              ι) O.12-ΠΙΝΑΚΑΣ ΛΟΙΠΩΝ ΕΞΟΔΩΝ

             ιι) O.11-ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΛΩΣΙΜΩΝ

             ιιι) O.12-ΠΙΝΑΚΑΣ ΛΟΙΠΩΝ ΕΞΟΔΩΝ

• Τα παραστατικά του προμηθευτή.
• Αντίγραφο της Απόφασης Ανάθεσης.

Ενέργειες Γραμματείας ΕΛΚΕ

       10. Λογιστικοποίηση Εντολής Πληρωμής.

Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ (Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Έργων) διενεργεί τις ακόλουθες εργασίες:

• Λογιστικοποίηση της Εντολής Πληρωμής.
• Ανάρτηση Εντολής Πληρωμής στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
• Ανάρτηση Εντολής Πληρωμής στο ΚΗΜΔΗΣ, εφόσον απαιτείται.
• Έκδοση επιταγής ή Εντολής Τραπεζικής Μεταφοράς.

        11. Παράδοση Επιταγής Προμηθευτή και Αρχειοθέτηση Εντολής Πληρωμής.

Τέλος, η Γραμματεία του ΕΛΚΕ μεριμνά για την παράδοση της επιταγής και την αρχειοθέτηση της σχετικής εντολής πληρωμής.

Είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε πρόσθετη διευκρίνιση.

O Πρόεδρος

Της Επιτροπής Ερευνών

Καθηγητής Τριαντάφυλλος Αλμπάνης,

Αναπληρωτής Πρύτανη

Συνημμένα:

• Έντυπο Δ8